آییین نامه انبار گردانی
1- هدف : به منظوراعمال روشهاي لازم جهت انجام انبارگرداني موجوديهاي شركت در پايان سال يا شرايط فوق العاده تهيه گرديده ورعايت مفاد آن درجهت انجام يك انبارگرداني كامل ومناسب براي كليه واحدها وافراديكه دراين آیین نامه مورداشاره قرارخواهندگرفت، لازم وضروري است
2- دامنهي كاربرد : انبارهايي كه موردشمارش قرارخواهندگرفت شامل انبارهاي واقع درکارخانه یا خارج از کارخانه در راستای عملیات موضوع شرکت یا پشتیبانی آن باشند ،خواهدبود.
3- تعاريف و اصطلاحات:
3-1. نظارت برانبارگرداني- علاوه برنظارتي كه ازطريق بازرس محترم قانوني يانمايندگان ايشان اعمال خواهدشد، درطول دوران انبارگرداني نظارت براجراي اين دستورالعمل بعهدهء نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها وحسابرس داخلي بوده وحسب ضرورت اجراي عمليات توسط مديريت عامل شركت سرپرست امورمالي ومدير اداري يانمايندگان ايشان نيزموردبازديد قرارخواهدگرفت
3-2. نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها - كه طي حكم صادره توسط مديرعامل معرفي ميشود و وظايف آن در بند 4-1 خواهد آمد ومسئوليت حسن اجراي اين دستورالعمل رادارا ميباشد.
3-3. ستـاد انبارگرداني: ستاد انبارگرداني عبارت ازمجموعهء افرادي است كه درطول مدت انبارگرداني بنحوي ازانحأ دراين كار مشاركت دارند،
3-4. هماهنگ كننده انبارگرداني: بعنوان بازوي اجرائي ورابط نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها با ساير افراد شركت كننده، برانجام اقدامات قبل از شمارش نظارت كامل خواهدداشت.
3-5. گروه هاي شمارش: شامل دونفرشمارشگرويك نفر ثبات خواهندبود. اين گروه ها باتوجه به زمان ومحدوده ئي كه براي آنهادرنظر گرفته شده است موظفند كه درطول زمان انبارگرداني وتحت نظر هماهنگ كننده به نحواحسن به انجام وظائف محوله پرداخته ودرهرمورد كه سؤال يا مشكلي پيش آيد آن را با هماهنگ كننده درميان گذاشته وكسب تكليف نمايند. بمنظور تسهيل درامرشمارش، كليه شمارشگران ازكاركنان تعميرگاه وافراد ثبات ازكاركنان دفترمركزي انتخاب ودرتيمهاي سه نفره به همكاري خواهندپرداخت
3-6. گروه كنترل : مسئوليت جمع آوري برگه هاي شمارش، ثبت درسيستم مكانيزه وبايگاني آنهارابعهده دارد. اين گروه موظفند براساس مقادير مندرج در برگه هاي شمارش اول، دوم وياسوم ستونهاي مربوطه راكامل نموده ودرصورتيكه بدلائلي برگه اي باطل شده باشد، برروي آن مهر "باطل شد" يا "ابطال گرديد" درج وجداگانه بايگاني نمايند. جهت ثبت اطلاعات مربوط به شمارش و انجام ساير مراحل كنتـرل، هماهنـگ كننـده انبارگردانـي نسبـت بـه برنامه ريزي قبلي وايجادهماهنگي لازم باواحدمكانيزه اقدام خواهد نمود.
3-7 گروه پشتيباني " شامل افرادي است كه خارج از گروه هاي شمارش وكنترل بوده وتحت نظر " هماهنگ كننده" به ارائه خدمات ووظائف پشتيباني خواهندپرداخت تاشرايط مطلوب جهت انجام كار ايجادگردد.
3-8 مـدت انبارگرداني- مدت انبارگرداني شامل دورهء قبل از انبارگرداني، دورهء انبارگرداني ودورهء بعداز انبارگرداني ميباشد كه درهردوره انجام عمليات خاصي بشرح زير، ضرورت خواهدداشت. مدت انبارگرداني ازتاريخ مندرج در برنامه انبارگرداني آغازو باامضأ صورتجلسات انبارگرداني پايان خواهديافت.
4- شرح رويه/اقدامات:
4-1. وظایف نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها ظايف ذيل رابعهده داشته ومسئوليت حسن اجراي اين دستورالعمل رادارا مي باشد.
4-1-2 تعيين هماهنگ كننده انبارگرداني.
4-1-3 تنظيم وارائه برنامه زمانبندي شمارش انبارها.
4-1-4 تنظيم وارائه برنامه مراحل شمارش موجودي انبارها.
4-1-5 سازماندهي وتشكيل ستادانبارگرداني.
4-1-6 تعيين ومعرفي پرسنل ستاد انبارگرداني باذكر وظايف محوله به ايشان.
4-1-7 اخذ مصوبه لازم ازكميته شمارش موجوديها درمورد اجراء برنامه انبارگرداني.
4-1-8 نظارت مستمر ونزديك برمراحل انجام كار وارائه طريق درزمينه حل مشكلات مشاهده شده.
4-1-9 هماهنگي مستمروگزارش مواردلازم به كميته شمارش موجوديها واخذرهنمودهاي موردنياز.
4-1-10 تهيه گزارش عمليات شمارش.
4-1-11 تهيه وتنظيم پيش نويس بخشنامه انبارگرداني.
4-2 وظایف هماهنگ كننده انبارگرداني" . وظايف كلي هماهنگ كننده بشرح ذيل ميباشد:
4-2-1آماده سازي فرمها، وسايل وابزاركارشمارش.
4-2-2پيگيري ونظارت برتهيه مقدمات شمارش.
4-2-3آموزش كاركنان ذيربط.
4-2-4نظارت مستمربرانجام عمليات شمارش موجوديها.
4-2-5همكاري دربررسي وپيگيري مغايرات
4-3 دردوره قبل ازانبارگرداني انجام عمليات زيرتوسط مسئولين انبارها ضروريست (عمليات قبل ازشمارش):
4-3-1بروز رساندن رسيدوحواله هاي معوق.
4-3-2 بروز رساندن ثبت كاردكس حسابداري انبار.
4-3-3 بروزرساندن كاردكس مستقردرانبار.
4-3-4 تطبيق مانده موجودي كارت هاي حسابداري انباربامانده موجودي كارت هاي كاردكس انبار ورفع مغايرت هاي احتمالي.
4-3-5 تطبيق موردي موجودي كارت هاي انبارباموجودي عيني كالاهاي پرمصرف يااقلام بااهميت وبررسي وتحليل علل بروزمغايرت وانجام اقدامات لازم درزمينه رفع مغايرات احتمالي.
4-3-6 طبقه بندي موجودي ها وقراردادن منظم اجناس درقفسه ها ومحوطه بازانباربه نحويكه شمارش موجوديها دراسرع وقت ممكن وميسر باشد.
4-3-7 صدوركارت شناسائي جنس براي هريك ازاقلام موجوددرانباربه نحوي كه كد، نام، واحدونوع كالاي موردنظر برروي آن درج شده باشد.
4-3-8 تهيه وتدارك وسائل اندازه گيري جهت شمارش انبارمانندگچ، تراز، ترازو، باسكول، ظروف اندازه گيري مخصوص مايعات، ماژيك،تخته كار، طناب نايلوني نازك، خودكار، دستكش و . . .
4-3-9 تفكيك اجناس اماني واسقاطي ازاجناس ديگر.
4-3-10 آماده نمودن برگه هاي شمارش ونصب آنها روي موجوديها (برگه هاي شمارش با هماهنگي واحدمكانيزه آماده ودراختيار انبارقرارميگيردتاطي هفته قبل ازشروع انبارگرداني برروي موجوديها نصب گردند).
4-3-11پاكيزه نمودن محيط انبار وگردوغبارزدائي ازاجناس ديگر.
4-3-12 نظر به اينكه درايام انبارگرداني هيچگونه كالائي ازانبارصادريابه انبارواردنمي گردد لذا مقتضي است ضمن اعلام قبلي مراتب باتعيين مهلت كافي، اقدامات لازم درزمينه تحويل كالاي موردنياز واحدها واخذ كالاهاي خريداري شده توسط واحد تداركات صورت پذيرد.
4-4دورهء انبار گرداني: شروع وخاتمه دوره انبارگرداني براساس بخشنامه انبارگرداني پايان سال مالي تعيين ودرطول دورهء انبارگرداني هيچيك از مسئولين وكاركنان انباروهمچنين گروه هاي شمارشگر، كنترل وپشتيباني اجازه استفاده ازمرخصي نخواهندداشت مگردرشرايط بسيار استثنائي كه لزوماً بااطلاع قبلي " نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها" واخذموافقت ايشان صورت خواهدپذيرفت.
4-4-1 لازم به يادآوريست كه آخرين شمارهء حواله انباروقبض انبار به هماهنگ كننده اعلام وتوسط وي نسبت به پلمب كاردكس موجوديهاوياخارج نمودن اطلاعات مزبور از دسترس گروه هاي شمارش اقدام وهدف ازانبارگرداني ونحوهء اجراي كار براي گروه ها توضيح داده شده ووظايف هريك ازآنها به ايشان يادآوري ميگردد.
4-4-2 درطول دورهء انبارگرداني گروه هاي شمارش كه شامل گروه شمارش اول وگروه شمارش دوم ميباشند، نسبت به شمارش موجوديها، ثبت مقادير دربرگه هاي شمارش وعلامت گذاري اقلام شمارش شده اقدام ودرفواصلي كه هماهنگ كننده مشخص خواهدنمود، برگه هاي جمع آوري شده رابه گروه كنترل تحويل ميدهند.
4-4-3 موارديكه نيازبه شمارش سوم خواهندداشت توسط هماهنگ كننده ومسئول انبار وبانظارت حسابرس داخلي (يا بازرس قانوني) شمارش شده وظهربرگه شمارش سوم به علامت "موردقبول بودن" توسط ايشان پاراف خواهدشد.
4-4-4 درصورت مشاهده هرگونه موجوديهاي فاسد، ناباب يااسقاط بايستي ضمن اطلاع به هماهنگ كننده ومسئول انبار، موضوع دربرگه شمارش نيزدرج گردد. درهرصورت تصميم گيري نسبت به هرگونه مواردپيش بيني نشده دراين دستورالعمل بعهده نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها خواهد بود.
تبصــره: باتوجه به قلت موجودي انبارپروژه ها وكمبود امكانات مكانيزه دراختيار، بارعايت سايركنترلهاي موردبحث، بجاي استفاده از برگه هاي شمارش ميتوان ازروش ليست برداري موجودي ها نيز استفاده نمود.
4-5 دورهء بعداز انبار گرداني: بلافاصله پس از جمع آوري برگه هاي مربوط به آخرين شمارش، آغاز وتاپايان وقت اداري روز . . . . . . . اسفندماه وباتنظيم صورتجلسهء نهائي انبارگرداني پايان خواهديافت.
4-5-1درطول اين دوره گروه كنترل نسبت به كامل بون برگه هاي شمارش اول ودوم وياسوم وهمچنين نحوهء بايگاني آنهانظارت كامل داشته وبلافاصله پس ازجمع آوري برگه هاي شمارش نسبت به ثبت اطلاعات مربوطه اقدام خواهدنمود.
4-5-2 درپايان عمليات شمارش وپس ازانجام كنترلهاي لازم، نسبت به تهيه وتنظيم صورتجلسهء انبارگرداني اقدام خواهدشد، صورتجلسه تنظيمي شامل موارد ذيل خواهدبود.
4-5-2-1 ذكردوره انبارگرداني
4-5-2-2 نام ونام خانوادگي امضأكنندگان صورتجلسه (نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها، هماهنگ كننده، مسئول انبار وحسابرس داخلي).
4-5-2-3 درج شماره آخرين رسيد وحواله انبار وتاريخ آنها.
4-5-2-4 مراتب تأئيد وقبولي مقادير مندرج دركاربرگهاي پيوست صورتجلسه توسط امضأ كنندگان.
يك نسخه از صورتجلسه مورداشاره به مسئول انبار، يك نسخه به حسابرس داخلي ويك نسخه ديگر نيز جهت محاسبه كسري واضافات نزدگروه كنترل وهماهنگ كننده باقي خواهدماند.
4-5-3. بنحوي برنامه ريزي شود كه برگه هاي شمارش اول ودوم به تدريج وهمزمان باشروع انبارگرداني حداقل درپايان هرروز جمع آوري وبه گروه كنترل تحويل وتوسط گروه مزبور اطلاعات ارائه شده درسيستم مكانيزه ثبت گردد. ليست اوليه مغايرتهاي انبارگرداني قبل از آخرين روزكاري اسفندماه جهت اطلاع مديريت محترم عامل شركت تهيه وازطريق مدير امور مالي واداري ارسال گردد.
باتوجه به مراتب اشاره شده دراين دستورالعمل كه حاوي اصول واستانداردهايي متداول ورويه وعرف جاري شركت ميباشد، اميداست كه ضمن هماهنگ بودن روش شمارش موجوديها دركليه انبارهاي متعلق به شركت، اشتباهات بعمل آمده درطي سال نيز ازطريق اقدام در مورد رفع نكات گزارشات تنظيمي، تصحيح وزمينه لازم جهت استفاده ازنتايج انبارگرداني درسال مالي موردنظر وسال آتي ميسرگردد
5- نحوهي كنترل اجراي دستورالعمل:
5-1ا. نماينده اجرائي كميته شمارش موجوديها كه طي حكم صادره توسط مديرعامل معرفي ميشود و وظايف آن در بند 4-1 آمده ومسئوليت حسن اجراي اين دستورالعمل رادارا ميباشد.
5-2سرپرست مالی شرکت موظف به تهیه فرم های وصورت جلسه های اشاره شده در این آیین نامه می باشد
5-3 . مدیر اداری موظف به اجرای زمان بندی ومعرفی افراد ذیصلاح جهت وظایف محوله دراین آیین نامه به مدیر عامل می باشد
5-4 مدیر عامل طی حکمی نماینده اجرایی کمیته شمار ش موجودی ها را جهت شروع اقدامات به مدیر اداری معرفی می نماید
تبصره: مدیر عامل می تواند در صورت صلاحدیدخود مدیر اداری را به عنوان نماینده کمیته شمار ش موجودی ها معرفی نماید.
6- نحوه انتشار واطلاع رسانی
6-1اواحد اداری موظف است پس از برگزاری جلسه تاییدیه نسخه تصویب شده را به تعداد مدیریت ها منتشر ویک نسخه از آن را در منظر دید عموم پرسنل شرکت قراردهد.
6-2 سرپرست واحد های مربوطه موظف به اطلاع رسانی واقناع پرسنل خود می باشند.